Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e ruoli

Il cliente che utilizza Elisiobooking determina finalità e modalità essenziali del trattamento dei dati dei propri clienti, utenti, dipendenti e collaboratori e agisce pertanto come titolare del trattamento (“Cliente”).

Elisiobooking tratta tali dati per fornire il servizio secondo le istruzioni del Cliente e agisce come responsabile del trattamento.

2. Oggetto e validità dell’accordo

Il presente accordo integra i Termini di Servizio e si applica quando il Cliente utilizza Elisiobooking per trattare dati personali per proprio conto. In caso di contrasto sulle materie relative alla protezione dei dati, prevale il presente accordo.

Il trattamento dura per il periodo di erogazione del servizio e per l’eventuale periodo successivo necessario alla restituzione, cancellazione o conservazione obbligatoria dei dati.

3. Natura e finalità del trattamento

Elisiobooking può raccogliere, registrare, organizzare, consultare, aggiornare, conservare, trasmettere e cancellare dati personali per:

• gestire richieste, appuntamenti, cancellazioni e spostamenti;
• fornire l’assistente conversazionale e le automazioni configurate dal Cliente;
• verificare disponibilità, operatori, prestazioni, orari e chiusure;
• sincronizzare calendari e servizi di messaggistica;
• inviare conferme, notifiche e promemoria;
• fornire assistenza tecnica, sicurezza, manutenzione e continuità operativa.

4. Interessati e categorie di dati

Interessati: clienti e potenziali clienti del Cliente, utenti dell’account, operatori, dipendenti e collaboratori autorizzati.

Dati trattati:

• dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, telefono ed email;
• dati relativi a richieste, prestazioni, appuntamenti, preferenze, operatori e disponibilità;
• contenuti delle comunicazioni e stato del consenso registrato dal Cliente;
• identificativi tecnici di calendari, eventi, account e integrazioni;
• dati tecnici, log, informazioni di sicurezza e audit.

5. Istruzioni del Cliente

Elisiobooking tratta i dati personali esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Cliente, costituite dal presente accordo, dai Termini di Servizio, dalle configurazioni effettuate nel portale e dalle richieste di assistenza autorizzate.

Se un’istruzione appare in violazione della normativa sulla protezione dei dati, Elisiobooking ne informa il Cliente e può sospenderne l’esecuzione fino al chiarimento necessario.

6. Obblighi di Elisiobooking

Elisiobooking si impegna a:

• trattare i dati solo per fornire e proteggere il servizio;
• autorizzare al trattamento soltanto persone vincolate alla riservatezza;
• adottare misure tecniche e organizzative adeguate al rischio;
• assistere il Cliente nell’esercizio dei diritti degli interessati;
• collaborare, nei limiti applicabili, in materia di sicurezza, violazioni, valutazioni d’impatto e rapporti con le autorità;
• mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dall’articolo 28 GDPR.

7. Obblighi del Cliente

Il Cliente è responsabile di:

• trattare i dati in modo lecito, corretto e trasparente;
• fornire agli interessati un’informativa adeguata;
• individuare le corrette basi giuridiche e raccogliere gli eventuali consensi necessari;
• configurare il servizio secondo il principio di minimizzazione;
• mantenere aggiornati dati, autorizzazioni e credenziali degli utenti;
• non impartire istruzioni contrarie alla legge o ai diritti degli interessati.

8. Misure di sicurezza

Le misure adottate, tenendo conto dello stato dell’arte e dei rischi, possono comprendere:

• autenticazione e controllo degli accessi;
• isolamento logico dei dati delle diverse aziende;
• cifratura delle comunicazioni durante il trasferimento;
• protezione e separazione delle credenziali tecniche;
• registrazione delle operazioni rilevanti e monitoraggio degli eventi di sicurezza;
• procedure di backup, ripristino, manutenzione e aggiornamento;
• limitazione degli accessi secondo necessità e principio del minimo privilegio.

9. Sub-responsabili

Il Cliente autorizza in via generale Elisiobooking a utilizzare sub-responsabili necessari all’erogazione del servizio. Elisiobooking impone loro obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dal presente accordo e resta responsabile dell’adempimento dei loro obblighi nei limiti previsti dal GDPR.

I principali fornitori che possono trattare dati per conto di Elisiobooking includono:

• Cloudflare, per hosting, rete, sicurezza e infrastruttura;
• Elestio, per infrastruttura applicativa e database;
• Supabase, per autenticazione degli utenti;
• Brevo, per email transazionali;
• Google, per l’integrazione con Google Calendar;
• Meta, per WhatsApp Business e messaggistica;
• OpenAI, per le funzionalità di intelligenza artificiale configurate nel servizio.

L’elenco può essere aggiornato quando cambiano le esigenze tecniche. Il Cliente può chiedere informazioni e presentare un’obiezione motivata scrivendo a assistenza@elisiobooking.it.

10. Trasferimenti internazionali

Qualora un trattamento comporti un trasferimento di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, Elisiobooking assicura che il trasferimento avvenga sulla base di una decisione di adeguatezza, delle clausole contrattuali standard della Commissione europea o di un altro meccanismo riconosciuto dagli articoli 45–49 GDPR.

11. Richieste degli interessati

Se Elisiobooking riceve una richiesta relativa a dati trattati per conto del Cliente, la inoltra al Cliente senza rispondere direttamente, salvo obbligo di legge. Tenendo conto della natura del trattamento, Elisiobooking assiste il Cliente con misure tecniche e organizzative adeguate per consentire l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR.

12. Violazioni dei dati personali

In caso di violazione dei dati personali trattati per conto del Cliente, Elisiobooking informa il Cliente senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuta a conoscenza e fornisce le informazioni ragionevolmente disponibili per consentire gli adempimenti previsti dagli articoli 33 e 34 GDPR.

13. Valutazioni d’impatto e autorità

Elisiobooking fornisce assistenza ragionevole al Cliente per le valutazioni d’impatto, le consultazioni preventive e le richieste delle autorità di controllo, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili.

14. Restituzione e cancellazione dei dati

Alla cessazione del servizio, su richiesta del Cliente, Elisiobooking cancella o restituisce i dati personali trattati per suo conto, salvo che la legge ne imponga la conservazione. Le copie presenti nei backup vengono eliminate secondo i normali cicli tecnici di conservazione, restando protette e non utilizzate per ulteriori finalità.

15. Verifiche e audit

Su richiesta ragionevole, Elisiobooking mette a disposizione documentazione utile a verificare il rispetto del presente accordo. Eventuali audit ulteriori devono essere concordati con congruo preavviso, svolti senza compromettere sicurezza o riservatezza degli altri clienti e, quando possibile, preceduti dall’esame della documentazione disponibile.

16. Legge applicabile e contatti

Il presente accordo è regolato dalla legge italiana, fatte salve le disposizioni inderogabili applicabili. Per richieste sul trattamento dei dati o sui sub-responsabili è possibile scrivere a assistenza@elisiobooking.it.